באיזה תבנית השתמשת עד עכשיו?

כמעט בכל יום אני מקבלת בקשה לקבלת הצעת מחיר.

כמו שכבר ראיתם, אני דוגלת בשליחת הצעות מחיר מסודרות ומקצועיות. (אם עוד לא יצא לכם לקרוא על זה ולהבין למה, אפשר להיכנס ממש עכשיו לפני שממשיכים לקרוא ולהתעדכן בלינק הבא: http://michal-design.blogspot.co.il/2012/11/blog-post_16.html)

אז הכנתי לי עיצוב לנייר מכתבים המשמש אותי לצורך כתיבת הצעות מחיר, הסכמי עבודה ועוד.

אמרנו כבר שהמסמך הזה עובד אצלי שעות נוספות, אבל אני מודה- גם אני נפלתי!

בפעם האחרונה שפתחתי אותו שכחתי קודם כל לעשות שמירה בשם חדש והתוצאה (הדי מעצבנת יש לציין): הצעת מחיר אחת שמחקה את השנייה. 

אין ספק, על טעויות משלמים- אז למדתי את הלקח שלי בדרך הקשה. כמעט... תודה לאל שיש קובץ גיבוי! 

ועכשיו, כדי שאתם לא תעשו את הטעויות שלי- כי הכי נח זה ללמוד מטעויות של אחרים, אני רוצה להציג בפניכם פתרון פשוט ונח לשימוש שמסדר מאוד את העבודה.

רמז: הפתרון הוא בתבנית.

אז בואו נצלול אל הטיפ השבועי והסופר פראקטי שהכנתי לכם:

כך נשמור את נייר המכתבים שלנו כתבנית לשימוש חוזר

ונעשה זאת בעזרת 4 שלבים פשוטים שלוקחים 5 דקות! 

אקח לדוגמא את נייר המכתבים שלי.

זה הזמן לציין שאם אין לכם אחד כזה, אני ממליצה בחום לדאוג שיהיה כזה ויפה שעה אחת קודם (ניתן כמובן לפנות אלי בנושא). 

שלב 1: פתחו את נייר המכתבים שלכם בתכנת ה- Word

שימו לב שמופיעים על גביו רק הפרטים שמשמשים אתכם בכל דבר שתעשו איתו- כמו חלק עליון ותחתון מעוצבים + דוגמא לכותרת.

שלב 2: הסוד הוא בשמירה

בחרו באופציית Save As (שמירה בשם) ולא Save (שמירה).

תפתח לכם חלונית בה ניתן לבחור את שם הקובץ ואת הסיומת שלו. אני ממליצה לשמור את הקובץ בשם "תבנית נייר מכתבים" (או משהו בסגנון). הסיומת שתבחרו צריכה להיות dotm. כך שהקובץ צריך להישמר כ: .dotm תבנית נייר מכתבים.

dotm היא הסיומת עבור קבצי תבנית של Microsoft Word 2007-13.

לאלו מביניכם שעדיין משתמשים בגירסא מוקדמת יותר, צריך לשמור את התבנית עם סיומת dot

שלב 3: גלו את התיקייה הנסתרת במחשב
עבור משתמשי הגרסאות החדשות :(Windows Vista, 7, 8) מחוץ לתוכנת הWord, הכנסו לתיקייה כלשהי במחשב, לא משנה לאיזה וכתבו בשורת המיקום שלמעלה: %APPDATA% . לאחר מכן לחצו Enter.

עכשיו תפתח לכם התיקייה הנסתרת שקיימת אצלכם במחשב...

עבור משתמשי גרסאות מוקדמות יותר (XP ומטה): היכנסו לתיקייה
C:\Documents And Settings\<user>\Application Data כאשר במקום <user> צריך להיות שם המשתמש שלכם במחשב האישי. 

מכאן, אופן הפעולה זהה בכל הגרסאות: בתיקיה זו, הכנסו לתיקיית Microsoft ואז לתיקיית Templates ושמרו שם את הקובץ. (ניתן להעתיק מהמקום ממנו שמרתם קודם את הקובץ בעזרת לחיצה על Ctrl + c במקלדת על אותו הקובץ ואז Ctrl + v במקום בו נרצה להדביק אותו- התיקייה הנסתרת)

 

שלב 4 ואחרון: הקובץ מוכן לשימוש

עכשיו, בכל פעם שתרצו להשתמש בנייר המכתבים תוכלו בתוכנת הWord לבחור בזמן פתיחת מסמך חדש: File -> New -> My Templates והתבנית תופיע שם. רק צריך להקפיד בכל פעם שמשתמשים בקובץ לשמור אותו בשם שתרצו ובסיומת doc / docx / pdf  ולא בסיומת dotm (כי אנחנו לא שומרים תבנית חדשה, אלא את המסמך עצמו.)

פשוט, לא?

 

 אם הטיפ הזה עזר לכם אשמח לשמוע על כך- ובטח שאתם מוזמנים להעביר אותו גם לחברים!

אני מזכירה שאם חסר לכם קובץ מסוג זה- אפשר ליצור קשר ממש עכשיו050-7789650

 ואעצב לכם אחד שיתאים בדיוק לכם!

ועד לטיפ הבא- שיהיה שבוע טוב!